Our Workplace transformeert compliance tot een schaalbaar concurrentievoordeel
Open Commerce hielp bij het ontwerpen van een volledig geautomatiseerd onboardingproces dat compliance en gebruiksvriendelijkheid combineert. Door distinct registration flows op te zetten voor verschillende klanttypes — individuen, freelancers en besloten vennootschappen — wordt alleen relevante informatie gevraagd. Voor complexere entiteiten, zoals BV’s, werden alle vereiste controles uitgevoerd, inclusief verificatie van Ultimate Beneficial Owners (UBO’s), zonder dat dit administratieve chaos veroorzaakte.
Technisch integreerden we meerdere gespecialiseerde services in een modulair systeem: Stripe Identity voor documentverificatie, KVK-integratie voor realtime bedrijfsdata, Xodo Sign voor juridische handtekeningen en Postcode.eu voor adresverificatie. Het resultaat is een naadloos, schaalbaar platform dat voldoet aan de strengste regelgeving en flexibel blijft voor toekomstige uitbreiding.
Dankzij deze aanpak kan Our Workplace nu 24/7 aanvragen verwerken, volledige AML-compliance garanderen en marketinginspanningen opschalen zonder operationele beperkingen. Het platform levert directe feedback aan gebruikers en genereert automatisch audit trails, waardoor compliance zowel efficiënt als klantvriendelijk is.
Het automatiseren van Wet Wwft-compliant onboarding voor OurWorkPlace
Een Nederlandse aanbieder van virtuele vestigingsadressen verifieerde elke nieuwe klant handmatig. We brachten de onboarding stap voor stap in kaart en herbouwden die vervolgens end-to-end in drie maanden.
De controle achter elke nieuwe klant
Elke aanvraag bij OurWorkPlace moet gecontroleerd worden voordat de klant een van de adressen kan gebruiken, en jarenlang lag die controle bij eigenaar Karim. Hij nam elke aanvraag zelf door en bepaalde, aan de hand van gescande identiteitsdocumenten, of de aanvrager was wie hij beweerde te zijn en of de documenten waren aangepast.
Documenten zijn maar een deel van de controle. Er zijn ook specifieke vragen aan de aanvrager voor nodig en een banktransactie die de naam bevestigt, waardoor een off-the-shelve verificatieproduct het niet had gedekt. Wat OurWorkPlace nodig had, was de hele reeks als één proces, en dat is het deel dat wij kwamen bouwen.
OurWorkPlace verhuurt vestigingsadressen aan ondernemers die zich liever bij de Kamer van Koophandel inschrijven op een van hun locaties in Den Haag, Rotterdam of Rijswijk dan hun privéadres te publiceren, en garandeert dat de KvK en de Belastingdienst dat adres accepteren. Die garantie is het product, en die brengt het bedrijf onder de Wwft, de Nederlandse wet ter voorkoming van witwassen.
"Ze worden elk jaar geïnspecteerd, en zwakke controles betekenen dat OurWorkPlace wordt gesloten."
Sander Mangel, solutions architect, Open Commerce
De rekensom klopte niet: op het moment van het project begon een vestigingsadres bij 39 euro per maand, wat weinig ruimte liet voor uren van een eigenaar aan het begin van elke klantrelatie. De site belooft inschrijven in minuten, terwijl de regelgeving grondige verificatie eist, en iets moest die twee met elkaar verzoenen.
Uitzoeken wat er werkelijk nodig was
OurWorkPlace had geen eigen developers, dus het platform waar het op draaide was gebouwd door een externe leverancier en stond al jaren live tegen de tijd dat wij erbij kwamen.
Onze eerste taak was begrijpen wat er al was, niet voorstellen om het te vervangen. Een review van de code en de architectuur bevestigde dat het platform de nieuwe onboarding kon dragen, waardoor de klant nooit is gevraagd om over te stappen naar een nieuw platform. We kwamen binnen, stabiliseerden wat er stond, en bouwden daarbovenop verder.
Een deel van dat werk was compliance. Een onboardingplatform bevat identiteitsdocumenten, dus herwerkten we hoe die bestanden werden behandeld, zodat een document alleen bereikbaar was voor de mensen die het mochten zien, een regel die we vervolgens rol voor rol hebben getest, en adviseerden we om naar stevigere hosting over te stappen. Dat werk kwam vóór elk gesprek over nieuwe functionaliteit.
"Een rewrite is het makkelijkste om aan te bevelen en het duurste om verkeerd te doen. Deze klant betaalde al jaren voor het platform. Onze taak was uitzoeken welke onderdelen hun plek nog verdienden, en daaromheen bouwen."
Vlad, developer op het project, Open Commerce
Met het platform stabiel, hielden we een reeks workshops op kantoor bij OurWorkPlace, vanaf november 2024, waarbij we de onboarding doorliepen zoals de gebruiker die op dat moment ervoer. Het doel dat we daar stelden, was een onboarding die tot het einde doorloopt zonder dat een medewerker eraan hoeft te komen.
"We brachten de customer journey na het eerste formulier in kaart: elke stap, elke variatie, elk beslispunt. Zodra het plan er lag, konden we het in feite in één keer bouwen."
Sander Mangel, solutions architect, Open Commerce
Dat diagram werd het document waar Karim zijn akkoord op gaf. Hij liep die stap voor stap door en keurde elke stap goed, koos tussen de opties die we hem voorlegden, en legde details als de naamgeving van de locaties vast voordat er iets gebouwd werd.
"Samen met Sander liep ik elke stap van het proces door. Toen besefte ik hoeveel van die stappen eigenlijk geautomatiseerd konden worden. Tegelijkertijd gaf het me veel scherper inzicht in mijn eigen workflows, wat voor mij als ondernemer enorm waardevol was."
Karim, eigenaar, OurWorkPlace
Daarna zetten we die kaart om in klikbare prototypes, zodat de eigenaar de nieuwe onboarding zelf kon doorlopen en zien hoe die zich zou gedragen, in plaats van een beschrijving te lezen of een statische mockup te bekijken. We schreven de prototypecode zo dat die hergebruikt kon worden, en die werd de basis voor de productiebouw.
Datzelfde patroon gold voor elke openstaande vraag in het project.
"Als iets onduidelijk was, kwamen we terug met twee opties in plaats van een vraag. De klant koos er een, of stelde een derde voor. Zo bleven beslissingen in beweging."
Maryna, projectmanager en QA-engineer op het project, Open Commerce
Wat we bouwden
Eén route per type klant
Een particulier, een zzp'er en een BV hebben elk andere documenten en andere controles nodig, dus volgt elk type entiteit zijn eigen pad en ziet alleen de stappen die erop van toepassing zijn. Een eenmanszaak heeft geen uiteindelijk belanghebbenden te melden, en een ondernemer die net naar Nederland is verhuisd, heeft de term UBO misschien nog nooit gehoord.
Waar een bedrijf wel uiteindelijk belanghebbenden heeft, krijgt elk van hen een uitnodiging en doorloopt zijn eigen verificatie, waardoor een complexere onderneming meerdere verificaties betekent in plaats van één.
Verificatie, handtekening en betaling in de flow
Stripe verzorgt abonnementen en identiteitsverificatie, de KvK bevestigt bedrijfsinschrijvingen, Xodo Sign verzorgt het contract, voorgevuld met wat de klant al heeft ingevuld, en Postcode.eu zet een postcode binnen enkele seconden om in een straat en huisnummer. We gebruikten externe diensten alleen waar ze echte waarde toevoegden, in plaats van een volledig zelfgebouwde stack neer te zetten.
Een architectuur gebouwd voor een bewegend doel
De onboarding is bewust modulair opgezet, zodat regelgeving kan veranderen zonder dat het systeem opnieuw opengebroken hoeft te worden. Dat blijkt in het dagelijks gebruik: de striktheid van de identiteitsverificatie is instelbaar door de klant, en wanneer er een nieuwe stap wordt toegevoegd, moet elk account die doorlopen, inclusief klanten die al onboardden voordat de stap bestond.
Het geheel werd in drie maanden opgeleverd.
Waar het nu staat
OurWorkPlace controleert geen identiteitsbewijzen meer. Identiteit wordt geverifieerd door een systeem dat daarvoor gebouwd is, betaling loopt in de flow mee, en elk type klant krijgt alleen gevraagd wat zijn situatie vereist. De routinecontroles kosten Karim geen tijd meer, waardoor het bedrijf meer klanten kan aannemen zonder dezelfde handmatige werklast te laten meeschalen.
"Dankzij de nieuwe geautomatiseerde workflow kan ik me veel meer richten op de inhoud van mijn werk, in plaats van tijd te verspillen aan het verzamelen van documenten en informatie. Het belangrijkste voor mij: ik heb gewoon meer tijd over."
Karim, eigenaar, OurWorkPlace
We werken nog steeds met OurWorkPlace, en naast support en doorlopend functiewerk hebben we recent de eerste versie uitgebracht van een AI-gestuurde documentverwerker, gebouwd op de eigen data van het platform. Het automatisch afhandelen van binnenkomende documenten stond al op de lijst tijdens die eerste workshop in 2024, zodra de onboarding geregeld was. Binnenkomende post betekende vroeger: elk stuk lezen, uitzoeken bij wie het hoorde, diegene opzoeken op het dashboard en het doorsturen. Nu stelt het systeem de ontvanger voor en beoordeelt de eigenaar dat voorstel.
De eerste automatisering haalde het werk weg dat de groei beperkte. De tweede was mogelijk omdat het platform en de data ervan in goed genoeg staat waren om op voort te bouwen.
Herkenbaar? Als je bedrijf afhankelijk is van een proces dat alleen werkt omdat iemand ervaren het handmatig doet, is dat het waard om in kaart te brengen voordat iemand software voorstelt. Plan een gesprek met ons in.
