.svg)
Als je in 2026 aan de EU verkoopt, is de kans groot dat je al bekend bent met de “One Stop Shop” (OSS). Het systeem bestaat al sinds 2021 en de meeste e-commercebedrijven die grensoverschrijdend verkopen, maken er al gebruik van. Maar dat OSS is opgezet betekent nog niet dat alles compliant is. In onze ervaring blijkt dat veel teams pas echt problemen tegenkomen wanneer ze meerdere EU-markten bedienen en de btw-verplichtingen in elk land nauwkeurig moeten volgen.
De afgelopen jaren heeft de EU het landschap flink veranderd. Bedrijven die OSS in 2021 opzetten, merken in 2026 dat sommige regels en drempels zijn aangepast. Daarom is de kernvraag dit jaar: is je huidige OSS-setup nog steeds compliant, vooral met de implementatie van de VAT in the Digital Age (ViDA)-hervormingen?
Wat is de EU One Stop Shop echt?
Toen de EU op 1 juli 2021 de OSS introduceerde, was het idee simpel: bedrijven die in meerdere EU-landen verkopen, hoeven zich nog maar in één lidstaat voor btw te registreren. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk hebben we vaak gezien dat dit alleen werkt als je de processen en systemen goed op elkaar afstemt.
Het systeem helpt bedrijven met grensoverschrijdende B2C-transacties door één centrale portal aan te bieden voor registratie, rapportage en betaling van btw. Dit geldt zowel voor EU- als niet-EU-bedrijven, inclusief dienstverleners en marktplaatsen. Maar het is niet zo dat OSS automatisch alle andere btw-verplichtingen elimineert; fysieke voorraad of complexe leveringsketens kunnen nog steeds lokale registratie vereisen.
De grens van €10.000: klein maar cruciaal
Veel teams onderschatten de jaarlijkse drempel van €10.000 voor gecombineerde grensoverschrijdende B2C-verkopen van bepaalde digitale diensten en goederen. Zolang je onder die grens blijft, kun je btw rekenen vanuit je eigen land. Maar zodra je daarboven komt, moet je btw in het land van de klant afdragen. In onze ervaring merken teams vaak dat dit pas duidelijk wordt als de verkopen flink stijgen, en dat het te laat is om nog processen aan te passen.
De drie OSS-regelingen en waar de valkuilen zitten
Het EU OSS-systeem bestaat uit drie varianten: Union OSS, Non-Union OSS en Import OSS (IOSS). In theorie lijkt het overzichtelijk, maar wij hebben vaak gezien dat de dagelijkse praktijk complexer is:
- Union OSS: voor bedrijven die in de EU zijn gevestigd. De MSI is simpel: het land van vestiging. Maar zelfs hier zien we dat teams worstelen met de nieuwe €10.000-drempel voor TBE-diensten.
- Non-Union OSS: voor bedrijven zonder EU-vestiging. Hier kan je elke lidstaat als MSI kiezen, maar dat betekent keuzes die je operationeel moeten ondersteunen. Wij hebben klanten geholpen die zich verkeerd registreerden en later moesten corrigeren.
- Import OSS (IOSS): voor import van goederen tot €150. Het systeem vereenvoudigt btw voor kleine importen, maar wij zien vaak dat teams vergeten dat ze voor zendingen boven €150 andere regels moeten volgen.
Een veelgemaakte fout is denken dat OSS alles oplost. In werkelijkheid blijft het cruciaal om te begrijpen waar je voorraad staat en welke lokale regels daar gelden.
Automatisering kan helpen, maar is geen magie
We hebben vaak gezien dat bedrijven belastingtools zoals Taxjar of Avalara gebruiken. Ze helpen zeker: automatische berekeningen, OSS-rapportages, monitoring van regels. Maar als de basisprocessen niet kloppen, lost software de kernproblemen niet op. Het blijft essentieel dat je begrijpt waarom een transactie in een bepaald land belastbaar is en welke impact dat heeft op je hele proces.
Marktplaatsen en platforms: verantwoordelijkheid ligt vaak elders
Een belangrijke ontwikkeling in EU-btw is dat online marktplaatsen en digitale platforms meer verantwoordelijkheid dragen. Als je via een platform als Amazon verkoopt, kan het platform voor bepaalde verkopen zelf btw innen, vooral bij importen onder €150. Teams die dit over het hoofd zien, krijgen vaak verrassingen tijdens audits of reconciliaties.
Waarom voorraadlocaties nog steeds complexiteit brengen
Dit is een van de grootste uitdagingen die we in de praktijk zien. Stel: je gebruikt Pan-European FBA via Amazon en je voorraad wordt automatisch verspreid over meerdere EU-magazijnen. Het lijkt efficiënt, maar het kan btw-verplichtingen in meerdere landen creëren, zelfs als je die landen niet actief bedient. Voor snelgroeiende verkopers kan dit onverwachte complexiteit opleveren en stress bij het team.
Wat brengt 2026? OSS en ViDA
De VAT in the Digital Age (ViDA)-hervormingen, in werking sinds maart 2025, breiden OSS uit en bereiden het EU-btw-systeem voor op de platformeconomie. Voor e-commercebedrijven betekent dit praktische veranderingen:
- Meer soorten producten vallen onder OSS, inclusief binnenlandse goederen, goederen die installatie vereisen en energieproducten
- E-facturatie wordt verplicht vanaf 2030
- Het doel: één enkele registratie voor meer btw-verplichtingen
In onze ervaring zal dit veel teams dwingen hun processen opnieuw te bekijken, vooral rond multi-channel verkoop en voorraadbeheer.
Drie lessen die we uit ervaring delen
- OSS vereenvoudigt, maar elimineert niet alle btw-registraties
- Marktplaatsregels kunnen een impact hebben, vooral bij import
- Bewaak magazijnlocaties: fulfillmentnetwerken kunnen complexe btw-verplichtingen creëren
Conclusie
OSS en IOSS maken grensoverschrijdende B2C-verkopen overzichtelijker, maar btw blijft een realiteit die je actief moet beheren. Bedrijven die begrijpen wat er werkelijk gebeurt bij elke transactie en die processen op ervaring bouwen, vermijden verrassingen.
In 2026 zal OSS breder worden toegepast, maar de kern blijft hetzelfde: kennis uit de praktijk, aandacht voor detail en inzicht in hoe systemen en processen elkaar raken, maken het verschil.
